Gestão de tempo: 9 passos para aumentar a produtividade

Conciliar trabalho, as tarefas do dia a dia e lazer não é uma tarefa simples. Principalmente quando se é um empreendedor, a carga de trabalho é grande e são muitos problemas para se resolver diariamente. É necessário muita disciplina para conseguir uma vida equilibrada. Fazer uma gestão de tempo inteligente e eficaz lhe proporcionará maior qualidade de vida. Outro benefício é poder conciliar as atividades do trabalho e o tempo para a família ou para você mesmo.

Vantagens da boa gestão de tempo

Adotar algumas práticas diárias de administração do tempo aumentará sua produtividade. Gerir o tempo nada mais é do que adquirir controle sobre ele. Organizar e planejar as tarefas do dia. Esse hábito apresenta inúmeras vantagens, dentre elas destacamos:

  • Reduz o estresse;
  • Evita ansiedade;
  • Evita depressão;
  • Possibilita a você cuidar da sua saúde;
  • Mais tempo livre;
  • Melhora sua reputação;
  • Menos surpresas no dia a dia;
  • Maior número de tarefas executadas;
  • Menos retrabalho;
  • Menos problemas.

Gerenciar o tempo começa com organização e planejamento. Nós vamos apresentar alguns hábitos que aumentarão sua produtividade!

1) Defina suas prioridades

Separe as tarefas que devem ser executadas em categorias: urgente, importante e circunstancial. Estabelecendo as prioridades você evita perder prazos e ter prejuízos financeiros.

2) Identifique os ladrões de tempo

Muitas coisas podem roubar nosso tempo, e-mail, redes sociais, bate-papo. A desorganização do ambiente de trabalho também nos custa tempo, seu escritório deve ser funcional. Identificar atitudes de procrastinação e corrigi-las ajudará a ter mais tempo para focar no que realmente interessa.

3) Planejamento

A palavra-chave da gestão de tempo é planejamento. Verifique quanto tempo você tem disponível e quais tarefas têm para fazer. Estabeleça metas a curto e longo prazo. Identifique quanto tempo você gasta para cumprir cada atividade. Identifique também quais são suas dificuldades. A partir destes levantamentos você conseguirá se organizar.

4) Qual o seu horário nobre?

Sabe aqueles horários, ao longo do dia, em que você produz mais, parece que as atividades rendem? Estes são seus horários nobres. Descobrir o seu horário mais produtivo é essencial para uma boa gestão do tempo. Desta forma, você poderá direcionar as atividades que demandam mais atenção, criatividade e empenho para estas horas do dia.

5) Crie uma lista de tarefas diárias

Liste integralmente todas as atividades que precisam ser desempenhadas ao longo do dia. Distribua elas de forma que crie uma hierarquização, priorizando as tarefas que são urgentes e que precisam de maior foco. Uma dica interessante é estabelecer, inclusive, o horário que você irá usar as redes sociais, o e-mail e responder mensagens.

6) Faça uma coisa de cada vez

Dedique toda sua atenção a uma tarefa, comece outra somente quando terminar a primeira. Ao focar no que está sendo feito você evita erros, consequentemente não precisará fazer uma atividade mais de uma vez. O retrabalho ocupa muito do nosso tempo útil.

7) Aprenda a dizer não

Esta dica é valiosíssima: não adianta querer abraçar o mundo! Explique os motivos, seja educado, mas não faça tudo que te pedem. Não adianta assumir um número grande de responsabilidades se você não terá tempo de fazer tudo.

8) Faça pausas estratégicas

Sabia que o nosso nível de concentração diminui após 90 minutos realizando a mesma atividade? Por isto é importante criar pausas estratégicas, a fim de recuperar a energia e poder dar atenção a próxima tarefa. Nestes momentos aproveite para tomar um café ou uma água, esticar o corpo, respirar com calma, conversar. Estes períodos de descansos são tão importantes quanto o trabalho em si.

9) Defina prazos

No momento em que você assumir qualquer tarefa já defina o prazo para realizá-la. Este prazo deve ser estipulado de acordo com o nível de prioridade da atividade. Desta forma você saberá exatamente seu cronograma, e conseguirá segui-lo. Mas atenção, não adianta colocar uma meta que não conseguirá cumprir, é fundamental ser realista.

Claro que algumas dicas devem se adequar de acordo com a rotina de cada um. Para isto o autoconhecimento é fundamental, só assim você irá alcançar uma boa gestão de tempo. Ao eliminar a procrastinação e com o uso correto do tempo você irá perceber mudanças significativas na sua produtividade. E você, como administra seu tempo? Deixe suas dicas nos comentários.